Soms huurt een bedrijf een andere partij in om iets te regelen. Bijvoorbeeld het bestuur van een organisatie, het beheer van een vastgoedproject of de begeleiding van een investering. Daarvoor betaalt het bedrijf een vergoeding. Die vergoeding noemen we een management fee. Dit is een vaste afspraak over wat er betaald wordt voor het werk dat wordt gedaan. Het komt vaak voor bij samenwerkingen tussen bedrijven of bij personen met een eigen BV.
Wat houdt een management fee precies in
Een management fee is een bedrag dat wordt betaald voor het uitvoeren van managementtaken. Het gaat om zaken zoals het maken van plannen, het nemen van beslissingen en het aansturen van personeel of processen. Vaak wordt deze vergoeding betaald aan een ander bedrijf, meestal een BV van de persoon die het werk doet. Bijvoorbeeld: iemand heeft een eigen BV en levert vanuit die BV diensten aan een ander bedrijf. Het andere bedrijf betaalt dan maandelijks of jaarlijks een vast bedrag voor dat werk. Dat bedrag is de management fee.
Waarom kiezen mensen voor een management fee
Een management fee wordt vaak gebruikt als iemand via zijn eigen BV werkt voor een ander bedrijf. Op deze manier blijft de samenwerking zakelijk. Het is duidelijk wat iemand levert en wat daarvoor betaald wordt. Dat is fijn voor beide partijen. Voor de persoon met de BV betekent het dat hij zelfstandig werkt en zijn eigen inkomsten regelt. Voor het bedrijf betekent het dat er geen loondienst is, maar een overeenkomst tussen twee bedrijven. Dat kan voordelen hebben op het gebied van belastingen, verantwoordelijkheden en flexibiliteit.
Wat is het verschil met loon of salaris
Een management fee is géén salaris. Bij loon is iemand in dienst bij een bedrijf. Er is dan sprake van een werkgever en een werknemer. De werkgever houdt belasting en premies in en betaalt pensioen en vakantiegeld. Bij een management fee is dat anders. De vergoeding gaat naar de BV van de persoon. Die BV draagt zelf zorg voor belastingen, boekhouding en andere verplichtingen. Er is dus geen loonstrook, maar een factuur. Dat maakt de samenwerking anders dan een gewone baan.
Hoe wordt de hoogte van een management fee bepaald
De hoogte van de management fee wordt meestal vooraf afgesproken. Dat gebeurt in een contract tussen beide partijen. In dat contract staat wat het werk precies inhoudt, hoeveel tijd het kost en welk bedrag daarvoor geldt. Soms wordt een vaste prijs per maand afgesproken, soms een bedrag per uur of per opdracht.
De hoogte hangt af van een paar dingen:
- Hoeveel ervaring iemand heeft
- Hoeveel werk het is
- Hoe groot het bedrijf is
- Hoe lang de samenwerking duurt
- Wat de marktprijs is voor dat soort werk
Het is belangrijk dat de afspraken duidelijk zijn. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.
Wat staat er in een overeenkomst over de management fee
Een goede overeenkomst bevat altijd een aantal vaste punten. Dat helpt om misverstanden te voorkomen. Denk aan:
- De naam van beide partijen
- Een duidelijke omschrijving van het werk
- Het bedrag van de management fee
- De manier van betalen (per maand, per kwartaal)
- Hoe facturen worden ingediend
- Wat er gebeurt als het werk stopt
- Wie aansprakelijk is bij fouten
Soms staan er ook regels in over geheimhouding of concurrentie. Bijvoorbeeld dat iemand geen werk doet voor directe concurrenten. Dat wordt afgesproken om het bedrijf te beschermen.
Voorbeelden van situaties met een management fee
Er zijn veel situaties waarin een management fee wordt gebruikt. Hier zie je een paar voorbeelden:
- Een ondernemer werkt via zijn eigen BV voor een bedrijf en voert de rol van directeur uit
- Een investeerder laat het beheer van een vastgoedportefeuille doen door een ander bedrijf
- Een holding betaalt een dochterbedrijf voor het aansturen van de organisatie
- Een freelancer levert managementdiensten aan meerdere opdrachtgevers en stuurt facturen via zijn BV
In al deze gevallen is er geen sprake van een dienstverband. Het gaat om een zakelijke afspraak tussen bedrijven.
Wat zijn de voordelen van een management fee
Het gebruik van een management fee heeft voordelen voor beide partijen. Voor de persoon die het werk uitvoert:
- Je bepaalt zelf hoe je werkt
- Je kunt meerdere klanten tegelijk hebben
- Je regelt zelf je inkomsten via je BV
Voor het bedrijf dat betaalt:
- Je betaalt alleen voor het werk dat gedaan wordt
- Er is geen verplichting tot loondienst
- De samenwerking kan makkelijker worden aangepast of gestopt
Het zorgt voor duidelijkheid en flexibiliteit, zolang de afspraken goed op papier staan.
Wat zijn de nadelen of risico’s
Er zijn ook punten waar je op moet letten. Niet alles is altijd even voordelig. Enkele aandachtspunten:
- Als de Belastingdienst vindt dat er eigenlijk sprake is van een dienstverband, kan dat problemen geven
- Je moet zelf je belastingen, boekhouding en pensioen regelen
- Er is minder zekerheid dan bij een vaste baan
Daarom is het belangrijk om goed advies in te winnen voordat je een management fee afspreekt. Een boekhouder of jurist kan helpen om alles goed op te zetten.
Hoe werkt de betaling van de management fee
De betaling van de management fee gebeurt meestal via een factuur. De BV stuurt een factuur naar het bedrijf waarvoor het werk wordt gedaan. Op de factuur staan:
- De naam en het adres van beide partijen
- Het btw-nummer
- De omschrijving van het werk
- Het bedrag (exclusief en inclusief btw)
- Het bankrekeningnummer
- De datum van verzending
Het bedrijf dat de factuur ontvangt, betaalt binnen de afgesproken termijn. Dat is meestal binnen 14 of 30 dagen.
Wanneer gebruik je wel of geen management fee
Een management fee gebruik je alleen als er sprake is van een zakelijke samenwerking tussen twee bedrijven. Als iemand gewoon in dienst is, hoort daar loon bij. Dan gelden andere regels. Twijfel je of een management fee past bij jouw situatie? Dan is het verstandig om eerst advies te vragen. Zo voorkom je fouten met de Belastingdienst of onduidelijke afspraken. Een management fee is een handige manier om zakelijk samen te werken. Als je het goed regelt, weten beide partijen waar ze aan toe zijn. Dat zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen.
