Bij veel organisaties zie je de functie management assistent steeds vaker terug. Dit is iemand die een leidinggevende of manager helpt met verschillende taken. Denk aan het plannen van afspraken, het bijhouden van de administratie en het organiseren van vergaderingen. Een vacature voor management assistent vraagt dus om iemand die goed overzicht kan houden en duidelijk kan communiceren.
Wat doet een management assistent precies
Als management assistent ondersteun je meestal één of meerdere mensen die een leidinggevende rol hebben. Je zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen. Jij regelt dat de afspraken goed gepland zijn, documenten klaar liggen en alles op tijd gebeurt. Vaak werk je met een computer, telefoon en verschillende digitale programma’s. Je bent niet alleen bezig met papierwerk. Je bent ook het aanspreekpunt voor andere collega’s, klanten of bezoekers. Je neemt de telefoon op, beantwoordt e-mails en helpt bij het oplossen van kleine problemen. Sommige assistenten regelen ook reizen of nemen notulen op bij vergaderingen.
Welke taken staan vaak in een vacature
Als je een vacature voor management assistent leest, zie je meestal een lijst met taken. Dit zijn voorbeelden van wat je in deze functie vaak moet doen:
- Agenda’s beheren van leidinggevenden
- Vergaderingen plannen en voorbereiden
- Notulen maken tijdens vergaderingen
- Informatie verzamelen en verwerken
- E-mails en telefoontjes beantwoorden
- Reizen of bijeenkomsten organiseren
- Bestanden en documenten bijhouden
- Contact onderhouden met klanten of leveranciers
De inhoud van de functie hangt af van het soort bedrijf. Bij een ziekenhuis ziet het werk er anders uit dan bij een kantoor of een school. Soms zijn er extra taken, zoals het beheren van een website of helpen bij een evenement.
Wat moet je kunnen als management assistent
Werkgevers zoeken mensen die netjes en betrouwbaar zijn. Je moet goed kunnen plannen en werken onder tijdsdruk. Ook moet je vriendelijk blijven, ook als het druk is of als er iets misgaat. Je werkt vaak zelfstandig, maar ook samen met anderen.
Vaak wordt er gevraagd om:
- Een mbo-diploma, meestal niveau 4 (bijvoorbeeld secretaresse of office assistant)
- Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Goede beheersing van Nederlands in woord en schrift
- Een klantvriendelijke houding
- Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken
- Snel kunnen schakelen bij onverwachte veranderingen
Soms wordt er ook ervaring gevraagd, maar er zijn ook veel vacatures voor starters of mensen die via een opleiding willen doorgroeien.
Voor wie is deze functie geschikt
De functie past goed bij mensen die graag organiseren en anderen willen helpen. Als jij het leuk vindt om te plannen, lijstjes te maken en met mensen te werken, dan voel je je snel thuis in deze baan. Je moet wel tegen een beetje druk kunnen. Soms komen er veel dingen tegelijk op je af. Dan is het belangrijk dat je rustig blijft en goed blijft nadenken. Ook is het handig als je snel kunt typen, goed bent met computers en het overzicht kunt bewaren. Mensen die dit werk doen, vinden het vaak fijn dat ze veel kunnen regelen en collega’s echt helpen.
Hoe zien de werktijden eruit
Management assistenten werken meestal tijdens kantooruren. Dat is vaak van maandag tot en met vrijdag tussen 8.00 en 17.00 uur. De meeste functies zijn fulltime (32 tot 40 uur), maar er zijn ook parttime vacatures. De werktijden zijn meestal vast, maar soms wordt er gevraagd om wat flexibiliteit. Bijvoorbeeld als je moet helpen bij een avondvergadering of als er een spoedklus is.
Wat verdien je als management assistent
Het salaris hangt af van ervaring, opleiding en het soort bedrijf. Een startend management assistent verdient vaak tussen de 2.300 en 2.800 euro bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Met meer ervaring kan dat oplopen tot ongeveer 3.200 euro. Daarnaast krijg je meestal ook vakantiegeld, een reiskostenvergoeding en soms extra’s zoals een dertiende maand of een pensioenregeling. Dit hangt af van de werkgever en van de cao die geldt.
Wat zijn de doorgroeimogelijkheden
Als management assistent kun je doorgroeien naar andere functies. Bijvoorbeeld:
- Directiesecretaresse
Je ondersteunt dan een directeur of een heel team in de top van een organisatie. - Office manager
Je bent dan verantwoordelijk voor het hele kantoor of secretariaat. - Projectassistent
Je werkt mee aan grote projecten en helpt bij het regelen van de taken.
Soms kun je doorgroeien binnen het bedrijf waar je werkt. Je kunt ook opleidingen of cursussen volgen. Denk aan timemanagement, zakelijke communicatie of werken met nieuwe programma’s.
Waar vind je vacatures voor management assistenten
Je vindt vacatures op verschillende plekken. Populaire websites zijn:
- Indeed.nl
- Nationalevacaturebank.nl
- LinkedIn
- Werk.nl
- Regionale vacaturewebsites
- De eigen websites van bedrijven of instellingen
Je kunt ook contact opnemen met een uitzendbureau. Sommige bureaus zijn gespecialiseerd in administratieve en secretariële functies. Zij helpen je bij het vinden van een baan die past bij jouw ervaring en wensen. Let bij het zoeken goed op de locatie, de werktijden en het type bedrijf. Zo weet je of de functie bij je past.
Hoe schrijf je een goede sollicitatie
Als je een leuke vacature hebt gevonden, schrijf je een brief of motivatie. Vertel daarin wie je bent, wat je kunt en waarom je graag bij dat bedrijf wilt werken. Schrijf duidelijk, vriendelijk en zonder taalfouten. Voeg ook een overzichtelijk cv toe met je opleidingen en werkervaring. Bereid je goed voor op het gesprek. Lees iets over het bedrijf en denk alvast na over vragen die je kunt stellen. Laat zien dat je enthousiast bent en dat je weet wat het werk inhoudt.
Waarom kiezen mensen voor dit werk
Veel mensen kiezen voor de functie van management assistent omdat ze graag regelen, plannen en anderen helpen. Je werkt op een centrale plek in een organisatie. Je bent van waarde voor collega’s en zorgt dat het werk beter loopt. Het werk is afwisselend, sociaal en je leert er elke dag bij. Voor mensen die overzicht kunnen houden en graag samenwerken is dit een mooie en interessante functie. Je kunt het in veel sectoren doen en hebt vaak goede kansen op werk.
