Een management fee is een vergoeding die bedrijven betalen of ontvangen voor het leveren van managementdiensten. Vooral bij organisaties met een holdingstructuur komt deze betaling vaak voor. Steeds meer ondernemers gebruiken deze manier om werkzaamheden van het management in een organisatie goed te regelen. Maar wat houdt een managementvergoeding precies in, wie ontvangt deze vergoeding, en waarom kiezen bedrijven hiervoor?
Het begrip management fee in de praktijk
Bij bedrijven met verschillende onderdelen zie je vaak dat er één bv is waar het werk gebeurt. Dit noemen we de werkmaatschappij. Daarnaast is er een holding, die meestal het eigendom van het bedrijf bevat en waar de bestuurder van het bedrijf aan verbonden is. In zo’n constructie levert de holding managementdiensten aan de werkmaatschappij. De werkmaatschappij betaalt daarvoor een management fee aan de holding. Het is dus een zakelijke vergoeding, geen salaris.
De hoogte van zo’n managementvergoeding wordt vastgesteld door beide delen van het bedrijf. Vaak gaat het om een vast bedrag per maand, soms aangevuld met een deel dat afhangt van de prestaties. Het bedrag is bedoeld als tegenprestatie voor het aansturen en beheren van het bedrijf. Door duidelijke afspraken te maken, weten werkmaatschappij en holding precies wat ze van elkaar krijgen en wat daartegenover staat.
Waarom bedrijven een managementvergoeding gebruiken
Steeds meer bedrijven kiezen voor een constructie met een management fee, omdat het helderheid geeft over de kosten van managementdiensten. Door deze kosten apart te boeken, kun je precies zien hoeveel geld er naar management taken gaat. Dat is goed voor het overzicht, maar soms ook handig voor de belasting. Omdat de holding vaak volop te maken heeft met de DGA (directeur-grootaandeelhouder) worden bepaalde zaken fiscaal gunstiger geregeld, bijvoorbeeld als de DGA zichzelf een deel van zijn inkomsten via deze vergoeding uitbetaalt.
Als ondernemer ben je dan dus bestuurder of directeur van je eigen werkmaatschappij, via de holding. Doordat je een vergoeding uitbetaalt in plaats van een normaal salaris, kun je soms de belastingdruk verlagen, als je je aan de regels houdt. Natuurlijk zijn er strenge regels vanuit de Belastingdienst, zoals het minimumloon voor een directeur-grootaandeelhouder. Zeker weten dat het fiscaal klopt, vraagt meestal advies van een boekhouder of fiscalist.
Het verschil tussen een management fee en een salaris
Hoewel een managementvergoeding vaak naast een salaris wordt genoemd, zijn ze niet hetzelfde. Een management fee is een zakelijke betaling, tussen bedrijven onderling. Een salaris is altijd een betaling aan een werknemer, waarover loonbelasting wordt ingehouden. Bij een managementvergoeding betaalt de werkmaatschappij geld aan de holding om de leiding van het bedrijf te verzorgen. De holding betaalt dan weer aan de bestuurder een salaris uit, volgens de regels van de wet.
Belangrijk om te weten is dat de managementvergoeding niet zomaar kan worden ingesteld om belasting te besparen. De vergoeding moet echt overeenkomen met de diensten die geleverd worden. Daarnaast moet alles netjes worden vastgelegd in contracten en afspraken. Soms vraagt de Belastingdienst bewijzen van het werk dat is gedaan voor het ontvangen van de vergoeding. Het is daarom verstandig om uren en taken goed bij te houden.
De voordelen en aandachtspunten van een managementvergoeding
Een groot voordeel van het werken met een management fee is dat je flexibeler om kunt gaan met het belonen van managementtaken. Ondernemers kunnen de kosten voor management eenvoudig verdelen over verschillende bv’s, zonder dat dit direct gevolgen heeft voor de loonbelasting. Maar het brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. Alle afspraken moeten schriftelijk zijn vastgelegd en de vergoeding moet zakelijk zijn. Anders kan de Belastingdienst dit beschouwen als een verkapt loon of zelfs als een onjuiste constructie.
Een ander aandachtspunt is dat je altijd moet voldoen aan het wettelijk minimumloon voor directeuren van kleine bedrijven (de zogenoemde gebruikelijk loon regeling). De managementvergoeding moet passen bij het werk dat gedaan is en mag niet te laag of te hoog zijn. Doe je dit niet goed, dan kan de Belastingdienst naheffingen of boetes opleggen. Ook raden adviseurs aan om duidelijke contracten te maken tussen de holding en de werkmaatschappij, zodat de afspraken over de vergoeding helder zijn voor iedereen.
Meest gestelde vragen over management fee
- Wanneer gebruik je een management fee?
Een management fee wordt gebruikt als een holding diensten verleent aan een werkmaatschappij en daar zakelijk voor wordt betaald. Dit gebeurt vaak als meerdere bedrijven van één eigenaar onder één groep vallen.
- Wat is het verschil tussen een managementvergoeding en salaris?
Een managementvergoeding is een betaling tussen bedrijven voor het leveren van managementdiensten. Een salaris is een beloning voor werk als werknemer, waar loonbelasting over wordt betaald.
- Is een management fee verplicht vast te leggen in een contract?
Het is verstandig om afspraken over de management fee altijd schriftelijk vast te leggen in een contract. Zo is voor iedereen duidelijk welke diensten geleverd worden en voor welk bedrag.
- Mag elke ondernemer een managementvergoeding ontvangen?
Alleen als je bestuurder bent via een holding, en die holding diensten levert aan een bv, kun je werken met een managementvergoeding. Je moet dit wel volgens de regels doen en eerlijk vastleggen.
- Zitten er fiscale voordelen aan het werken met management fees?
Er kunnen fiscale voordelen zijn als je via een holding de vergoeding ontvangt, bijvoorbeeld doordat je bepaalde kosten anders kunt verdelen. Wel moet je je houden aan de regels van de Belastingdienst.
