Een management assistent is iemand die een leidinggevende ondersteunt. Dit werk zie je bij veel bedrijven, scholen, zorginstellingen en overheidsorganisaties. Het is een afwisselende baan waarbij je veel contact hebt met collega’s, klanten en leveranciers. Een vacature voor management assistent vraagt om iemand die goed kan plannen, organiseren en communiceren.
Wat doet een management assistent precies
Als management assistent help je een manager of directeur met zijn dagelijkse werk. Jij zorgt dat afspraken goed gepland zijn, dat de juiste documenten klaar liggen en dat de administratie op orde is. Soms neem je ook de telefoon op, regel je vergaderingen of boek je reizen. Het werk is heel afwisselend en geen dag is hetzelfde. Je werkt vaak met een computer. Je maakt verslagen, typt brieven of verwerkt informatie in systemen. Ook houd je het overzicht over taken die nog gedaan moeten worden. Je zorgt dat je leidinggevende niets vergeet. Daarom is het belangrijk dat je goed kunt plannen en snel kunt schakelen.
Welke taken staan vaak in een vacature
Bij het lezen van een vacature voor management assistent zie je vaak een lijst met taken. Hieronder zie je veelvoorkomende voorbeelden:
- Het beheren van agenda’s
- Het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Het maken van notulen en verslagen
- Het ontvangen van gasten en beantwoorden van telefoontjes
- Het regelen van reizen en overnachtingen
- Het bijhouden van administratie en dossiers
- Het ondersteunen bij projecten en rapporten
Sommige functies vragen ook om extra taken, zoals het maken van presentaties of het beheren van social media. Dat hangt af van het soort bedrijf of organisatie.
Wat vragen werkgevers van een management assistent
Werkgevers zoeken iemand die zelfstandig kan werken, maar ook goed is in samenwerken. Je moet netjes en zorgvuldig werken. Ook is het handig als je goed met mensen om kunt gaan. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt, dus je moet vriendelijk en duidelijk zijn.
In veel vacatures staan de volgende eisen:
- Je hebt een mbo-diploma, meestal niveau 4 (bijvoorbeeld secretaresse of office management)
- Je kunt goed met Microsoft Office werken (Word, Excel, Outlook)
- Je spreekt en schrijft goed Nederlands
- Je hebt ervaring met plannen en organiseren
- Je werkt graag met mensen en bent klantgericht
Soms vragen werkgevers ook om ervaring. Maar er zijn ook vacatures speciaal voor starters of stagiairs.
Welke eigenschappen helpen je in dit beroep
Een goede management assistent heeft bepaalde eigenschappen die het werk makkelijker maken. Hieronder zie je een paar belangrijke eigenschappen:
- Overzicht houden
Je hebt veel verschillende taken. Het is belangrijk dat je weet wat er speelt en wat prioriteit heeft. - Netjes en zorgvuldig zijn
Je werkt met belangrijke informatie. Het is belangrijk dat je geen fouten maakt in afspraken, documenten of cijfers. - Flexibel kunnen zijn
Soms verandert een planning onverwachts. Dan moet je snel kunnen schakelen en andere afspraken maken. - Vriendelijk en duidelijk communiceren
Je hebt veel contact met collega’s, klanten en leveranciers. Goede communicatie helpt om misverstanden te voorkomen. - Zelfstandig kunnen werken
Je moet je werk goed kunnen doen zonder dat iemand je de hele tijd controleert. Maar je moet ook om hulp vragen als dat nodig is.
Wat zijn de werktijden van een management assistent
De werktijden hangen af van het bedrijf. Veel management assistenten werken op kantoor, meestal van maandag tot en met vrijdag. De werktijden liggen vaak tussen 8.00 en 17.00 uur. Soms werk je fulltime, maar er zijn ook veel parttime functies. In sommige sectoren, zoals de zorg of het onderwijs, werk je op vaste dagen en tijden. Bij commerciële bedrijven is er soms wat meer variatie. Bij evenementen of belangrijke bijeenkomsten kan het zijn dat je een keer wat langer werkt. Meestal wordt dat van tevoren goed geregeld.
Wat verdien je als management assistent
Het salaris van een management assistent hangt af van ervaring, opleiding en sector. Gemiddeld ligt het salaris tussen de 2.300 en 3.200 euro bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Starters beginnen vaak wat lager. Als je meer ervaring hebt of in een grotere organisatie werkt, verdien je meestal meer. Soms krijg je ook extra’s zoals reiskostenvergoeding, vakantiegeld of een dertiende maand. Dit hangt af van de afspraken in je contract en de cao die geldt.
Welke doorgroeimogelijkheden zijn er
Als management assistent kun je doorgroeien naar andere functies. Bijvoorbeeld:
- Directiesecretaresse
Je ondersteunt dan een directeur of een heel managementteam. - Office manager
Je bent dan verantwoordelijk voor de hele administratie of het secretariaat van een organisatie. - Projectassistent
Je helpt bij het organiseren en begeleiden van projecten binnen een bedrijf.
Je kunt ook extra cursussen volgen. Denk aan taaltraining, omgaan met software of werken met nieuwe systemen. Veel werkgevers vinden het fijn als je jezelf wilt blijven ontwikkelen.
Waar vind je vacatures voor management assistent
Er zijn veel websites waarop vacatures staan. Denk aan:
- Nationale Vacaturebank
- Indeed
- Werk.nl
- LinkedIn
- Regionale uitzendbureaus en detacheringsbureaus
Je kunt ook zoeken op de website van bedrijven of instellingen waar je graag zou willen werken. Kijk bij ‘Werken bij’ of ‘Vacatures’. Daar vind je soms ook meer informatie over het bedrijf en de werksfeer. Let bij het zoeken goed op de locatie, de werktijden en de eisen. Zo weet je zeker dat de vacature goed bij jou past.
Waarom kiezen mensen voor dit beroep
Veel mensen vinden het leuk om anderen te helpen en dingen te regelen. Als management assistent ben je vaak de spil op kantoor. Je weet wat er speelt, je helpt bij belangrijke zaken en je maakt het werk van anderen makkelijker. Het werk is afwisselend, sociaal en je krijgt vaak waardering van collega’s. Voor mensen die houden van plannen, samenwerken en organiseren is dit een fijn beroep. Met de juiste instelling en motivatie kun je in deze functie veel bereiken.
